Performans yönetimi sistemi uygulama sonuçlarının başarısını artırmaya yönelik pratik öneriler;

İşten çıkarmayı hariç tutarsak yöneticilerin sevmedikleri süreçlerden biri performans yönetimidir. Oysa performans değerlendirme süreci doğru yönetilirse bir yöneticinin en önemli yönetim araçlarından birisidir.

Dikkatli bir performans değerlendirme süreci için harcanacak birkaç saat personelin performansının artması, kariyer gelişimi ve motivasyonu üzerinde olumlu bir etki yaratacaktır.

Yıllık düzenli yapılan performans toplantılarına gösterilen özenin yanı sıra bir yönetici personeline günlük işlerini yaparken sürekli olarak “performans koçluğu” yapmalıdır. Performans koçluğu yaparken hepimizin aşina olduğu 4 pratik yol izlenebilir;

1. Personeli işin içine katın...

Birçok yönetici performans beklentilerini oluştururken önemli bir adımı unutur; kendisine bağlı personel bu beklentilerle aynı fikirde mi ve bu beklentileri yerine getirebileceklerine inanıyorlar mı? Yöneticiler personeline beklentileri hakkında ön bilgi verirse personel hedeflerini gerçekleştirmek için daha fazla çaba sarf edecektir. Böylece yöneticiler hedeflerin tutturulacağı konusunda kendilerini daha rahat hissedebilirler.

Can alıcı soru “ Bu hedefler birlikte ulaşabileceğimiz hedeflerdir, ne düşünüyorsunuz?” dur. Bu soru sorulurken şirket hedeflerine ulaşmak için konulması gereken hedefler unutulmamalı; karşılıklı oluşturulan hedefler şirket performans beklentileri çerçevesinde olmalı ve gerektiğinde birlikte revize edilmelidir. Personelinize toplu olarak vereceğiniz genel hedefler olabilir ancak bireysel hedefler kişilerin görevlerini, kuvvetli yönlerini ve motivasyon faktörlerini içermelidir. Toplu olarak verilecek hedefler kişiye özel imzalı bir mektupla da iletilebilir.

2. Yapabilirliği dikkate alın...

Öncelikle personeliniz ondan ne beklendiğini net olarak anlamalıdır. Yüksek beklentiler içeren hedefler personelinizi daha iyi olmak için zorlayacaktır; dikkate alınması gereken ise yüksek beklentilerin gerçekçi olmaması ve ulaşılmaz algılanmasıdır. Bu algılama gereksiz stres yaratır ve bir süre sonra personel performansını hedefe ulaşamayacağı düşüncesi ile düşürür.

Hedefleri küçük başarılar elde edilebilecek şekilde parçalara bölmek süreci daha keyifli ve başarılı kılacaktır. Personelinizin kendisinden beklenen zor ancak ulaşılır bir görevi yerine getirmesi için uygun çalışma ortamı yaratmanız ve destek olmanız ise hem performansı hem de motivasyonu artıracaktır. Yetkinliklerin gelişimine yönelik verilen hedeflerde ise mümkünse ilgili yetkinliği arzulanan seviyede olan örnekler gösterilmelidir.

Personelinizi yapmadıkları için eleştirerek özgüvenini incitmeyiniz; özgüveni yüksek bir çalışan kendisini hedeflerini yerine getirmek için daha rahat hissedecektir.

3. Hedefleri gerçekleştirmeye yardım için ara ölçümlemeler ve gözlemler yapın...

Doğru beklentileri oluşturduktan sonraki adım personelinize onları gerçekleştirmek için yardım etmek, geribildirim vermek, yüreklendirmek ve eğitmektir. Bunları yapabilmek için gelişim alanlarını tespit etmeye yönelik ölçüm ve gözlemler yapabilirsiniz. Müşteri memnuniyeti anketleri, müşteri şikayetleri, iç hizmet ölçümleri, çalışan memnuniyeti anketleri vb. ölçüm yöntemleri özellikle sorun olduğunda direkt ve sürekli raporlanacak şekilde oluşturulmalıdır.

Yöneticiler değerlendirme sürecini günlük olarak gözlemlemeli ve kayıt altına almalıdır. Hafızanın yanıltabileceği unutulmamalıdır. Ara ölçümler ve gözlemler hedeflerin revize edilmesine de şans verir. Yüreklendirmek burada önemli bir noktadır; personelinize “yapmanızı istiyorum” demek yerine “biliyorum yapabilirsiniz” demek arasında büyük bir fark vardır. Ayrıca bir yönetici yüksek bir performansı fark edebilmeli ve teşekkür etmelidir.

Adaletli ve güvenilir bir yönetici olarak güven kazanmışsanız “bundan daha iyisini yapabilirsiniz” demek zaman zaman doğru bir yönlendirme olarak kullanılabilecek olumlu bir eleştiri tarzıdır.

4. Personelinizi motive eden faktörlere yönlendirin...

Bu belki de en zor olan bölümdür, hem adil bir iş dağılımı yapmak hem de personelinizin kişisel ilgi alanlarına yönelik hedefler verebilmek oldukça sıkıntılı olabilir. İnsanları başkalarının söylediklerini yapmak değil, kendi yapmak istediklerini yapabilmek mutlu eder. Burada temel nokta hedeflere yani personeli yapması gerekenlere yönlendirirken onu motive eden faktörleri kullanmaktır.

Motivasyon faktörlerini belirlerken motivasyon ölçüm sistemleri kullanabilir ve elde ettiğiniz sonuçlardan performans sisteminin yanı sıra işe alımda ve gelişimde yararlanabilirsiniz.

“Problemimiz var” benzeri cümleler kuran ve hep sorunları gören, olumsuz dil kullanan yöneticiler yerine nelerin iyi gittiğini anlatan, nelerin korunması gerektiğini, nelerin gelişmesi gerektiğini, nelerden vazgeçilmesi gerektiğini net olarak ifade edebilen yöneticiler daha başarılı sonuçlar elde edecektir. Gerçek motivasyon, bağlılık, iş tatmini işi başarı ile tamamlayabilmekle ilgilidir. Yapılacak işlerin neden yapılması gerektiğini gerekçeleri ile birlikte açıklamak personelinizin işlerini daha fazla sahiplenmesini sağlayacaktır.

İşin ana sorumluluklarını belirlemek, tatmin edici bir profil oluşturmak, en uygun kişiyi işe almak, personelinizin günlük, aylık, yıllık iş planlarını yapmak ve takip etmek, motivasyon faktörlerini bilmek, ortaya çıkan sorunlarla başa çıkmak; “ personelinize işini en iyi şekilde yapabilmesi için” yardımcı olmaktır. Bütün bu süreç doğru olarak tasarlandığında ve uygulandığında performans yönetimi hiç de sanıldığı kadar zor olmayacaktır.